De mediator is een onpartijdige persoon die het proces naar een oplossing begeleidt en bewaakt. De gesprekken vinden meestal plaats op het kantoor van de mediator, een neutrale plek. De mediator wordt door één van de partijen ingeschakeld, of door een derde partij (andere betrokkenen zoals huisarts, familieleden, vrienden, werkgever/arbodienst). De eerste stap is een uitnodiging tot een vrijblijvend en oriënterend gesprek waarin de mediator informatie geeft over de mogelijkheden van mediation. U kunt op basis van dit gesprek beoordelen of mediation voor u de juiste weg is en of het klikt met de mediator. Het is eventueel ook mogelijk dat de partijen eerst afzonderlijk met de mediator een gesprek hebben, voordat de partijen gezamenlijk rondom de tafel gaan zitten.

Bij het begin van het proces ondertekenen de partijen een Mediation-Overeenkomst, een overeenkomst waarin wordt vastgelegd dat de partijen zich zullen inspannen om het geschil door middel van mediation op te lossen conform het NMI Reglement. Daarnaast worden een aantal praktische zaken afgesproken en verbinden de partijen zich gedurende het proces aan een geheimhoudingsverplichting omtrent ingenomen standpunten, gedane voorstellen en verstrekte informatie. Dit waarborgt dat partijen zo vrij mogelijk met elkaar kunnen praten en er geen (gevraagde of ongevraagde) bemoeienis is van andere mensen. De partijen kunnen nooit gedwongen worden de bemiddeling te aanvaarden. Zelfs al hebben partijen in eerste instantie de bemiddeling aanvaard, dan nog kunnen de betrokkenen zich op ieder moment van het proces terugtrekken. Mocht de mediation onverhoopt mislukken, dan staat het ieder der partijen vrij het geschil alsnog door de rechter of een arbiter te laten beslechten. Ook wanneer het proces van mediation geheel wordt doorlopen, dan nog is het resultaat niet bindend, iets dat bij een rechter of arbiter wel het geval is.

Na ondertekening van de overeenkomst is het mediation-proces officieel van start gegaan. Tijdens het proces wordt gekeken naar alle belangen (de gemeenschappelijke, verenigbare en tegengestelde belangen). Deze worden uitgebreid met elkaar besproken. Het is de taak van de mediator om alle zaken die van belang zijn om tot een oplossing van het conflict te komen bespreekbaar te maken. De mediator beweegt de partijen tot praten, luisteren, zoeken en onderhandelen. Waarneer de partijen een bevredigend compromis hebben gevonden, kunnen er afspraken worden gemaakt. Deze afspraken kunnen desgewenst in een overeenkomst op papier worden vastgelegd, een zogenaamde Vaststellingsovereenkomst (bij echtscheidingsbemiddeling in een Convenant). Tijdens het proces kan op verzoek van de cliënten een externe deskundige worden ingeschakeld voor advies bij belangrijke beslissingen. Voorbeelden zijn: een advocaat die de cliënt bij een echtscheiding bijstaat met juridisch advies en de alimentatieberekeningen maakt, een makelaar die de woning taxeert of een notaris die een nieuw testament voor cliënt(en) opstelt.

Doel van de procedure

• Het doorbreken van de spanningen rondom de conflictsituatie
• Het opbouwen van een open communicatie en wederzijds vertrouwen
• Het vinden van de best mogelijke duurzame oplossingen
• Het proces in tijd de kans geven voor een win-win situatie
• Dat partijen afspraken kunnen maken waar ze zich in kunnen vinden en achter kunnen gaan staan
• Het vastleggen van de afspraken in een Vaststellingsovereenkomst
• Het voorkomen van een rechtszaak en de kosten van een juridische procedure